Subcontratación y encargos: qué revisar en el contrato cuando trabajas con terceros

Cuando delegas parte del trabajo (diseño, desarrollo, producción audiovisual, traducción técnica o QA), tu contrato sigue importando aunque el “reparto” sea con un tercero. El objetivo es que el encargo encaje legalmente con tu cliente, que la propiedad intelectual esté bien asignada y que el riesgo fiscal quede delimitado.

A continuación tienes una lista práctica de puntos para revisar en el contrato del tercero, o en el acuerdo de subcontratación, especialmente si eres freelance creativo o nómada digital con proyectos recurrentes en España.

1) Encaje con tu contrato “principal” y el alcance real del encargo

Antes de firmar con un tercero, revisa qué promete tu propio contrato con tu cliente: hitos, entregables, plazos, cambios, re-trabajos y estándares. Luego asegúrate de que el subcontrato refleja ese mismo mapa de alcance. Si el tercero solo “colabora” pero te obliga a rehacer, puede terminar siendo un coste oculto.

• Entregables concretos: especifica formatos, versiones, documentación y criterios de aceptación.
• Cambios y revisiones: define cuántas rondas incluye el precio y cómo se cotizan adicionales.
• Dependencias: quién aporta assets, acceso a herramientas, cuentas o datos.

2) Autorizaciones, confidencialidad y uso de materiales

En la práctica, muchos problemas nacen cuando el tercero usa material de terceros sin autorización o reutiliza componentes en otros proyectos. Para evitarlo, pide cláusulas claras sobre confidencialidad y sobre el uso permitido de materiales, librerías, plantillas o recursos.

• Confidencialidad: qué se considera información confidencial y durante cuánto tiempo.
• Prohibición de reuso: que lo creado para ti no se reutilice para otros clientes sin permiso expreso.
• Garantías sobre terceros: que el tercero declara contar con derechos suficientes para aportar su parte.

3) Propiedad intelectual: cesión, licencias y “alcance de obra”

Si tu negocio depende de vender entregables (webs, diseños, piezas creativas, contenido o recursos), la propiedad intelectual debe quedar cerrada con precisión. No basta con un “cesión” genérica.

Revisa que el contrato del tercero incluya una asignación o cesión de derechos que cubra el tipo de obra y el ámbito necesario para explotar en tu proyecto. En particular, comprueba que contemple la posibilidad de que tú lo uses en el entorno de tu cliente (publicación, modificaciones, adaptaciones y sublicencias cuando corresponda).

4) Riesgo contractual: responsabilidad, garantías y limitación

Cuando subcontratas, el riesgo se desplaza. Si el tercero incumple o entrega tarde, normalmente tú sigues respondiendo ante tu cliente. Por eso interesa que el subcontrato prevea garantías de cumplimiento y mecanismos de responsabilidad.

• Incumplimientos: qué ocurre si hay retrasos, falta de calidad o no conformidad con el alcance.
• Penalizaciones: si se usan, deben ser coherentes con el contrato principal.
• Limitación de responsabilidad: vigila que no deje “sin cobertura” el tipo de daños relevante para el trabajo.

5) Forma de pago, facturación y señales fiscales (IVA y retenciones)

La subcontratación tiene implicaciones fiscales. Según el caso, el subcontratista te facturará con la normativa aplicable, y puede haber retenciones o requerimientos de documentación. No te quedes en el “precio por horas”. Revisa cómo se factura el trabajo, qué datos deben incluirse y cuándo se emite la factura.

Si trabajas con frecuencia con terceros, tener claro el marco de fiscalidad del freelancer en España (IVA y retenciones) te ayuda a no improvisar con la contabilidad.

6) Subcontratación “a su vez”: cadena de responsabilidades

Un punto que muchos ignoran: si el tercero puede subcontratar a su vez, necesitas claridad. Define si está permitido y en qué condiciones, y qué obligaciones deben fluir a la cadena (confidencialidad, derechos de propiedad intelectual y garantías).

7) Resolución, cambios de planes y documentación de aceptación

Define cómo se manejan las situaciones reales: cambios de alcance, cancelaciones parciales, entrega de materiales incompletos y aceptación formal. Un “entregué” sin aceptación documentada puede convertirse en un debate innecesario.

• Actas de aceptación: por hito y con criterios objetivos.
• Bucle de revisiones: plazos y responsable de cerrar el visto bueno.
• Efectos de la resolución: qué sucede con materiales, borradores y derechos ya generados.

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